Personvernerklæring for Advokatfirmaet Jørstad AS

Sist endret: 20.08.2018

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Jørstad AS. Advokatfirmaet Jørstad AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Advokatfirmaet Jørstad AS
Postadresse: Postboks 29, 9416 Harstad
Telefon: 915 76 644
E-post: post@advokatjorstad.no

1. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatkunder
  • Klienter i straffesaker
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside

2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Ved forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en konfliktsjekk internt før vi eventuelt tar oppdraget. Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn og hva saken gjelder. I tillegg vil vi også foreta en sjekk av kredittverdighet dersom dette er relevant. Generelt vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger. Konfliktsjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen består blant annet av bekreftelse av identitet og registrering av klientopplysninger, som fullt navn og referanse fra legitimasjon. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi tar oppdraget, registreres kontaktinformasjon. Kontaktinformasjonen som registreres er fullt navn, besøks- og postadresse, mobil- og telefonnummer og e-postadresse. For privatkunder er registreringen av kontaktopplysninger nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende. Registreringen av kontaktopplysninger virksomhetskunder bygger på en interesseavveining. Registrering av kontaktopplysninger fra privatkunder og virksomhetskunder har sitt grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b og f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag er for privatkunder og virksomhetskunder har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c og f.

I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene grunnlag i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, jf. personopplysningsloven § 11.

Kunnskapsforvaltning: Personopplysninger som behandles i sammenheng med kunnskapsforvaltning (f.eks. bruk av tidligere utarbeidet dokument) er personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. Behandlingen i forbindelse med klientadministrasjon har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b og f.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i opptil 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del. Det er fordi det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den lagrede informasjonen i en sak igjen kan bli aktuell. Grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, jf. personopplysningsloven § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten. For privatkunder benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. For virksomhetskunder er grunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. For privatkunder er grunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med nødvendig vedlikehold, for eksempel oppdatering av systemer eller oppfølging av sikkerhetstiltak. Behandlingsgrunnlaget for dette er GDPR artikkel 6 nr. 1 f. For vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet er grunnlaget GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Vi kan sende ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandling av personopplysninger i forbindelse med markedsføring har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a og f, samt markedsføringsloven § 15 (1) og (3).

3. Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

Advokater er i andre tilfeller enn det forutgående underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

4. Lagring av personopplysninger

Vi oppbevarer saksdokumenter i opptil 10 år etter avslutning av siste sak. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5. Dine rettigheter

Du har visser rettigheter i forhold til vår behandling av personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. Du kan lese mer om rettigheter i forhold til behandling av personopplysninger på Datatilsynet sine nettsider: www.datatilsynet.no

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.


Informasjonskapsler

advokatjorstad.no bruker informasjonskapsler for å gjøre nettsiden vår bedre. Her følger en liste over kapsler vi bruker og hva de brukes til:

Google Analytics

Vi benytter Google Analytics for å registrere og studere trafikk, bruksmønstre og trender på dette nettstedet. Google kapsler er __utma, __utmt, __utmb, __utmc,__utmz og__utmv. Les mer om disse her. I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om deg som bruker. Dataene som samles inn lagres på Googles servere. Les mer on Googles retningslinjer på deres hjemmeside.

Facebook

Vi bruker Facebooks «Like Box»-plugin for å kunne markedsføre oss ved hjelp av Facebooks sosiale nettverk. Pluginen finner ut om du har «Likt» vår Facebook-side og bruker den informasjonen til å vise enten en «Lik»-knapp eller meldingen «Du liker dette» sammen med annen informasjon fra Facebook. Hvis du ikke er logget på Facebook, vil ingen informasjonskapsler lagres. Hvis du er logget på Facebook, vil pluginen opprette og/eller oppdatere en rekke tredjeparts informasjonskapsler. Pluginen brukes også JavaScript localStorage for å opprette nøkkelverdiparet «FB_templateDataResponse». Vi bruker pluginen for å gjøre opplevelsen bedre for våre kunder, og vi bruker den basert på at Facebook overholder sine retningslinjer for databruk, se http://www.facebook.com/about/privacy/ for mer informasjon.

Youtube

Vi kan bruke YouTube til å vise videoinnhold. Når du viser en side på vårt nettsted hvor det er en YouTube-film, oppretter YouTube minst tre informasjonskapsler: VISITOR_INFO1_LIVE, use_hitbox, og PREF. I enkelte tilfeller kan du også finne en ekstra GEO-informasjonskapsel. Vi bruker YouTube-tjenesten for å gjøre opplevelsen bedre for våre kunder, og vi bruker den basert på at Google overholder sine retningslinjer for personvern.